صورت جلسه :

صورت جلسه نوشته ای است که در آن خلاصه گفتگوهای اعضاء جلسه ذکر می گردد. به عبارت دیگر نوشته ای است که در برگیرنده مطالب مطرح شده، هم چنین در مورد گفتگو ها و تصمیمات اتخاذ شده در یک نشست رسمی و یا یک جلسه اداری.

چهارچوب صورتجلسه :

هر صورت جلسه ای دارای ارکانی است که بدون تردید باید ذکر شود .
حال اینکه برخی از این ارکان بسیام مهم بوده و بدون آنها صورت جلسه تحقق پیدا نمی کند. اما برخی از ارکان در درجه دوم اهمیت قرار دارند که با نبود آنها صورت جلسه دچار مشکل نخواهد شد. بطور عادی و معمولی ارکان صورت جلسه عبارت اند از:

۱-مشخصات اعضاء شرکت کننده که در این مورد مشخصه های فردی و شغلی شرکت کننده یعنی نام ونام خانوادگی، سمت و سازمان معرفی کننده باید نوشته شود.

۲- امضاء شرکت کنندگان که باعث رسمی شدن و یا رسمیت یافتن صورتجلسه می شود.

۳-دستور جلسه که منظور موضوع یا موضوع هائی است که برای حل و فصل آنها جلسه تشکیل می یابد و در اصل هدف جلسه می باشد.

۴-مستندات مطالب مطرح شده که منظور درج مذاکرات و پیوست های ارائه شده می باشد.

۵-تصمیمات اتخاذ شده که منظور جمع بندی گفتگوهای اعضاء جلسه در چند جمله مستقل می باشد.

۶- زمان جلسه یعنی تاریخ دقیق (روز، ماه و سال ) و همچنین شروع و پایان جلسه می باشد.

۷-مکان جلسه که همان محل برگزاری جلسات است.

۸- تکلیف جلسه بعدی که منظور از این رکن از جلسه این است که اگر موضوعی به دلیل اهمیت و وسعت دامنه، بخشی به جلسه بعدی موکول گردید در صورتجلسه زمان، مکان و دستورجلسه بعدی مشخص گردد.

نحوه تنظیم صورتجلسه های مختصر و مفصل

۱-شماره جلسه :در این قسمت شماره هر جلسه براساس استمرار و یا دوره ای بودن تکمیل می گردد.

۲-زمان جلسه : در این قسمت تاریخ برگزاری جلسه و زمان شروع و خاتمه جلسه ذکر می گردد.

مشخص گردد.

۳-مکان جلسه :در این قسمت محل برگزاری جلسه نوشته می شود.

۴-دستور جلسه : که منظور هدف برگزاری جلسه بوده و از قبل تعیین می گردد.

۵-اعضاء جلسه : درصورتی که اعضاء قبلاً معرفی شده باشند در صورت هم سطح نبودن شرکت کنندگان به ترتیب اهمیت مقام و در صورت هم سطح بودن طبق حروف الفبا تکمیل می گردد.

۶-مطالب مطرح شده : دراین قسمت گفتگوهای شرکت کنندگان قید می گردد که روش کار جهت سهولت در امر مطالعه می شود که ابتدا نام و نام خانوادگی بیان کننده مطلب و سپس با خط فاصله مطلب نوشته می شود.

۷–تصمیمات اتخاذ شده: دراین قسمت چکیده تصمیمات اتخاذ شده به ترتیب اهمیت به صورت فهرست وار نوشته می شود.

۸– جلسه بعدی در این قسمت در صورت نیاز به ادامه مطلب جلسه بعدی از نظر زمان و مکان برای اعضاء مشخص می گردد.

۹-امضاء : در این قسمت شرکت کنندگان بعد از مطالعه مطالب صورتجلسه، صورتجلسه را امضاء نموده که روش کار بدین صورت می باشد: ابتدا نام و نام خانواگی خود را نوشته و سپس امضاء می نمایند.

نمونه صورتجلسه پروزه مهر ۹۲

صورت جلسه پروژه مهر مدرسه راهنمایی

جلسه مذکور در روزچهارشنبه شنبه ۹/۵/ ۹۲ساعت ۱۰صبح درمحل مجتمع باحضوراعضابرگزارگردید ابتداتلاوت آیاتی از قرآن کریم توسط آقای مراد کر سپس آقای حق نیا مدیر مجتمع ضمن خیرمقدم وبا بیان شرح وظایف اعضاء ستادو آرزوی قبولی طاعات درماه مبارک رمضان صحبت های خودرادرباره ی پروژه مهر اینچنین مطرح فرمودند.

مهرماه آغاز سال تحصیلی جدید ،یک نشاط وشادابی خاصی دارداین تکاپوجلوه زیبایی به جامعه میدهد لذامی طلبد که به این امر توجه عمیق وخاصی شود وباتوجه به نام گذاری امسال به نام سال حماسه سیاسی و حماسه اقتصادی لازم است روحیه ی خلاقیت درکلیه ی امورجاری دراجرای پروژه مهر موردتوجه قراگیرد باسرلوحه قراردادن فرمایشات مقام معظم رهبری واجرای طرح های بنیادین – سند تحول بنیادین آموزش وپرورش-وبهره گیری از ظرفیت های ما دی ومعنوی آموزش وپرورش دراین خصوص اقدامات باجدیت وشکوه بیشتری انجام گیرد.

فعالیت ها عبارتنداز:

برنامه ریزی مفید و تشکیل جلسات متعدد جهت هرچه بهتر اجرا نمودن پروژه مهر ۱-

۲٫ صدور ابلاغ داخلی برای اعضای ستاد باز گشایی و تقسیم وظایف

۳٫ آماده سازی کلاس های ششم ابتدایی طبق قوانین اداری وسندتحول بنیادین

۴٫ زیبا سازی آموزشگاهها شامل : رنگ آمیزی حیاط و کلاس ها وسالن ها

۵٫ بهسازی و زیبا سازی و شعار نویسی دیوارهای بیرون و داخل مدرسه و نصب زنگ با ملودی آرام

۶٫ تجهیز فضای نماز خانه ، کتابخانه و اتاق مشاوره

۷. لوله کشی صابون مایع و جدا سازی سرویس های بهداشتی از آبخوری

۸. تهیه و تنظیم برنامه هفتگی و توزیع بین دانش آموزان در روز اول مهر

۹. تهیه و تنظیم تقویم اجرایی وبرنامه سالانه

اعضاء ستاد پروژه مهر ۹۲ عبارتنداز:

ردیف	نام و نام خانوادگی	سمت	امضاء
۱	حلیم بردی حق نیا	مدیرمجتمع ورئیس ستاد
۲	خانعلی مصدق	معاون مجتمع ومسئول کمیته ارزیابی
۳	عبدالمجید جامعی	معاون دبستان ومسئول کمیته سازماندهی وتعمیر وتجهیز
۴	قربان نجفی	معاون دبستان اسماء ومسئول کمیته سازماندهی وتعمیر وتجهیز
۵	گزل آخوند نژاد	معاون دخترانه شهرام احمدی ومسئول کمیته سازماندهی وتعمیر وتجهیز مدرسه راهنمایی
۶	انا بردی کرد	معاون اتا توماج کمیته سازماندهی
۷	مراد کر	معاون پرورشی و مسئول کمیته توجیه وتبلیغ
۸	یعقوب کمی	نماینده معلمان کمیته پی گیری نقل و انتقالات
۹	سبحان حضری	رئیس انجمن اولیا ومربیان مجتمع
۱۰		عضو شورای دانش اموزی
۱۱	عبدالعزیز اونق	معاون اجرایی وعضوستاد
۱۲	آنه محمد قرینجیک	خدمتگزاروعضوستاد
۱۳	قلی زاده	خدمتگزاروعضوستاد
۱۴	مسعود حق نیا	خدمتگزاروعضوستاد
۱۵